PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL REAL DECRETO 1007/2023, DE 5 DE DICIEMBRE, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS REQUISITOS QUE DEBEN ADOPTAR LOS SISTEMAS Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS O ELECTRÓNICOS QUE SOPORTEN LOS PROCESOS DE FACTURACIÓN DE EMPRESARIOS Y PROFESIONALES, Y LA ESTANDARIZACIÓN DE FORMATOS DE LOS REGISTROS DE FACTURACIÓN
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (en adelante, Reglamento Verifactu), constituye un verdadero punto de inflexión en la regulación española sobre suministro de información tributaria.
Precedido por el proyecto TICKETBAI en los Territorios Históricos de Euskadi y, en menor medida, el Suministro Inmediato de Información (SII), el proyecto Verifactu busca impulsar la digitalización de los procesos de facturación y tributarios para aumentar la eficiencia del sistema fiscal en su conjunto, facilitando a los obligados tributarios la satisfacción de sus deberes legales y minimizando el riesgo de fraude a la administración. Ello se traduce, esencialmente, en un nuevo compendio de obligaciones relativas al uso de sistemas informáticos de facturación (en adelante, SIF), aplicables a los obligados tributarios, y también una serie de requisitos técnicos que deben cumplir esos mismos SIF. A estos efectos, encontramos un cuerpo normativo compuesto por la llamada “Ley Antifraude”, el Reglamento Verifactu que la desarrolla y, a su vez, la Orden HAC/1177/20242, que desarrolla el Reglamento.
Sin embargo, como toda novedad normativa, ésta también trae consigo dudas e inquietudes para sus principales obligados. En el caso concreto que nos ocupa, adquieren especial trascendencia las obligaciones que la norma impone con respecto a los requisitos que los SIF deben incorporar, tanto en lo que se refiere a la comunicación de datos de facturación a la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT) como en lo que afecta a la integridad y disponibilidad de los esos mismos datos dentro del propio SIF.
El presente informe ha sido elaborado por personal jurídicamente cualificado de SEINALE SL. Para su redacción, se han valorado minuciosamente todos los documentos relevantes al caso, particularmente las normas que son objeto de análisis (Reglamento Verifactu y Orden HAC/1177/2024). En cualquier caso, el contenido de este documento responde a la información disponible al momento de su creación, y puede requerir actualizaciones y correcciones en el caso de nuevos desarrollos legislativos o declaraciones institucionales posteriores.
¿Qué es un SIF?
Un Sistema Informático de Facturación o SIF, conforme al Reglamento Verifactu, es el “conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un
soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo
ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.”
Como puede observarse, la norma ofrece una definición muy amplia de un concepto que, en este caso, resulta determinante para el cumplimiento de las obligaciones legales consiguientes. Así pues, existe cierta inquietud con respecto a la interpretación que las autoridades van a hacer de esta descripción.
De cualquier modo, en términos prácticos, hemos de considerar SIF a cualquier software o o componente de software que nos permita, como usuarios, la expedición de facturas profesionales y/o comerciales.
¿Qué es el sistema Verifactu?
El sistema Verifactu es un sistema de interconexión entre los SIF y la AEAT, de manera que cada factura expedida es inmediata y automáticamente enviada a la Administración. De este modo, el sujeto obligado suministra la información sobre su facturación de manera sencilla y rápida, quedando libre de la obligación de conservar esas facturas por su cuenta.
En este sentido, es similar al sistema TICKETBAI, desplegado en la Comunidad Autónoma Vasca.
¿Quién está obligado a utilizar el sistema Verifactu?
La normativa Verifactu resulta aplicable a todo el territorio nacional, a excepción de los territorios forales con autonomía fiscal: Navarra, Álava, Bizkaia y Gipuzkoa.
Los sujetos obligados radicados en el territorio común deberán utilizar un sistema que cumpla con los requisitos recogidos en el Reglamento Verifactu y la Orden HAC/1177/2024.
Adicionalmente, quienes utilicen el SII también quedarán exentos del uso de Verifactu o de un SIF en los términos del Reglamento.
Esta exención aplica tanto a los sujetos obligados a utilizar el SII como a quienes se acojan a éste de forma voluntaria.
A diferencia de las provincias vascas, Navarra aún no ha adoptado ningún sistema automatizado de suministro de facturas. Existen rumores sobre la posibilidad de que la Administración navarra se adhiera al régimen Verifactu, pero no existen evidencias formales en este sentido. Así pues, las empresas con sede fiscal en Navarra deben seguir operando como hasta ahora, sin utilizar ningún sistema particular.
¿Qué diferencia hay entre un sistema Verifactu y un sistema NO Verifactu?
El sistema Verifactu permite el envío de información de facturación en tiempo real a la AEAT. Dicho esto, la normativa también prevé la posibilidad de utilizar un SIF que funcione como “NO VERIFACTU”.
Estos SIF permiten al sujeto obligado conservar sus facturas y, una vez acumuladas, entregarlas manualmente a la Administración por medio de la sede electrónica que corresponda. En estos casos, el SIF en cuestión debe garantizar la conservación de las facturas de manera fidedigna, por lo que el usuario no podría, bajo ningún concepto, manipular facturas ya emitidas, incluso si aún no han sido facilitadas a la AEAT. La complejidad y el gravamen que supone el uso de un sistema “NO VERIFACTU” ha llevado a la AEAT a recomendar, en cualquier caso, el uso de sistemas Verifactu.
Por consiguiente, aunque los sujetos obligados pueden escoger si utilizar un sistema Verifactu o “NO VERIFACTU”, el SIF que empleen para la emisión de facturas deberá cumplir los requisitos técnicos recogidos en el Reglamento Verifactu. Los fabricante y proveedores de SIF no están obligados a ofrecer la opción “NO VERIFACTU” a sus usuarios.
¿Si mi empresa está en el SII pero emite “autofacturas” respecto a otros prestadores de servicios, debo utilizar Verifactu?
Por autofacturas se entiende habitualmente aquellas facturas que son emitidas por el destinatario de las mismas, en lugar de por el prestador del servicio. En términos jurídicos, lo que sucede es que el obligado tributario “delega” en el destinatario la obligación de expedir la factura en cuestión.
La obligación de cumplir el Reglamento Verifactu recae sobre los obligados tributarios individuales; cada obligado tributario es responsable de las normas que aplican a sus propias facturas. Por consiguiente, incluso si las facturas las emite materialmente el destinatario, éstas deben cumplir los requisitos aplicables al prestador o proveedor.
En síntesis, si el proveedor se ve obligado por Verifactu, sus facturas deben emitirse conforme a las normas del Reglamento Verifactu. Si nuestra empresa opera en el SII y emite “autofacturas” en nombre de quien está sometido al Reglamento Verifactu, esas facturas deberán respetar este último. Para emitir facturas en nombre de terceros, debe remitirse a la AEAT la correspondiente declaración censal, en cumplimiento del artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
¿Pueden utilizar el mismo SIF distintos obligados tributarios con regímenes fiscales distintos (TICKETBAI, Verifactu, Navarra, etc.)?
En la normativa no existe ninguna previsión que limite o impida el uso de un mismo SIF por obligados tributarios con regímenes territoriales diferentes en materia fiscal. Por supuesto, dicha situación puede dar lugar a dudas sobre cómo han de convivir los distintos sistemas de suministro automático de información a la Hacienda competente.
En este sentido, cada empresa (cada NIF) que utilice el software en cuestión deberá emplear el sistema de información que le corresponda por su domicilio fiscal; así, los usuarios radicados en Euskadi deberán utilizar TICKETBAI y los localizados en territorio común deberán utilizar Verifactu – o, en su caso, un SIF con los requisitos de integridad y disponibilidad que exige el reglamento Verifactu –. Igualmente, si un usuario se adhiere al SII, deberá utilizar dicho canal.
Más preguntas puede suscitar el uso por algunos obligados tributarios que hayan de tributar en territorios que no cuentan con un sistema de suministro automático, como sucede en Navarra o en el extranjero. En estos supuestos, estos usuarios no tienen obligación de cumplir el Reglamento Verifactu y, en consecuencia, podrían emplear el SIF sin necesidad de cumplir ninguna condición adicional. Ahora bien, es importante señalar que el obligado tributario será responsable de utilizar el sistema que le corresponda.
¿Cómo se relaciona el sistema Verifactu con el sistema de intercambio de factura electrónica?
Es importante distinguir las facturas emitidas por medio de un SIF y las facturas electrónicas, pues se está ante dos nociones diferentes. Una factura electrónica es una factura creada en formato electrónico de acuerdo a los requisitos dispuestos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación; por ello, no toda factura creada por medio de software tiene por qué tener la condición de factura electrónica en términos legales.
Dicho esto, existe en España un ambicioso proyecto de expansión de la factura electrónica. Este sistema de factura electrónica, previsto en la conocida como “Ley Crea y Crece”, se encuentra en fase de desarrollo normativo, habiendo un borrador de Reglamento que aún no ha sido formalmente tramitado por el Gobierno de España. Este futuro Reglamento regulará los detalles para el despliegue y la puesta en marcha del sistema de facturación electrónica en el territorio nacional.
Habida cuenta de que este proyecto se ve aún en un estado embrionario, por el momento no existe información oficial que determine cómo afectará a las obligaciones previstas en el Reglamento Verifactu, si es que afectará en alguna medida. Además, debe tenerse presente que el proyecto Verifactu y el proyecto de intercambio de factura electrónica son impulsados y gestionados por dos Ministerios diferentes – Hacienda y Economía, respectivamente – y tienen finalidades distintas – lucha contra el fraude fiscal y reducción de la morosidad –, por lo que no deben concebirse como dos fases de un mismo proyecto, sino como dos realidades distintas que, en su caso, podrán tener cierta afectación mutua.
¿Cuándo entran en vigor las obligaciones en materia de Verifactu?
La normativa Verifactu prevé dos plazos diferentes para la entrada en vigor de las obligaciones y los requisitos establecidos en la misma: un plazo relativo para los fabricantes de sistemas informáticos de facturación y otro absoluto para los obligados tributarios que han de utilizar dichos sistemas. Así, el Reglamento Verifactu dispuso inicialmente que los fabricantes dispondrían de nueve meses, a contar desde la publicación de la orden ministerial, para implementar en sus SIF todos las condiciones recogidas en la norma –plazo relativo –. Asimismo, estableció que los obligados tributarios dispondrían hasta el 1 de julio de 2025 para adoptar dichos SIF y empezar a utilizarlos – plazo absoluto –.
Sin embargo, dada la considerable demora acaecida hasta la publicación de la Orden HAC/1177/2024, estos plazos han sido revisados. Los fabricantes deberán ajustar sus SIF a las condiciones de la normativa antes del 29 de julio de 2025 – nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial –. En consecuencia, la AEAT ha declarado que el plazo inicialmente dado para los obligados tributarios será modificado, probablemente a enero de 2026, si bien este extremo aún requiere confirmación oficial.
Requisitos técnicos en sistemas Verifactu
¿Debe el sistema enviar facturas completas?
No. El sistema Verifactu no conlleva el envío de facturas, sino “registros de facturación”. Un registro de facturación es un fichero que contiene unos datos específicos, relativos a una factura en particular. Las categorías de datos que debe incluir tal fichero, así como su estructura, vienen recogidas en el Anexo de la Orden HAC/1177/2024.
¿Cuándo debe el sistema remitir el registro de facturación?
En caso de utilizar un sistema Verifactu, los registros de facturación deberán enviarse a la Administración tributaria de forma automática en el momento en que la factura sea expedida, tal y como ha declarado reiteradamente la propia AEAT. Conforme al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, “Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad”. La expedición de una factura constituye el acto por el cual la factura se crea y adquiere relevancia jurídica; un borrador no es una factura y, por tanto, la creación de un borrador de factura no sirve para cumplir la obligación dispuesta por la norma. Igualmente, la utilización de un borrador como si fuese una factura constituye un incumplimiento de la legalidad.
En este sentido, en el momento en que el usuario “complete” la elaboración de una factura, se generará el correspondiente registro de facturación y éste será enviado inmediatamente a la AEAT. En palabras de la propia Administración:
“Una factura implica la generación de un registro de facturación de forma inmediata, y dependiendo de la operativa elegida dicho registro debe ser remitido a la AEAT en los siguientes 60 segundos, siguiendo el control de flujo previamente explicado. Si lo que se genera no es una factura, la pregunta no aplica. Otra cuestión es que dichos datos de ese «borrador» puedan ser usados para facturar, en cuyo caso estaríamos hablando de un incumplimiento del RD 1007/2023.”
¿Puede reutilizarse el número de una factura que ha sido anulada?
Pueden darse situaciones en las que se ha remitido un registro de facturación que, posteriormente, debe ser anulado. En tales casos, es cierto que la correlación de la serie numérica de las facturas quedaría con un espacio o salto.
Aunque la normativa nada dice al respecto, desde la AEAT recomiendan no reutilizar los números de facturas anuladas, y en su lugar continuar con el número siguiente. En la cadena de registros no habrá incidencia en tanto que quedará constancia de que esa factura fue emitida y posteriormente anulada.
¿Puede enviarse la factura a un cliente antes de enviarse a la Administración?
En atención a lo expresado en la pregunta anterior, la factura se enviará a la AEAT tan pronto como se complete su expedición. Evidentemente, puede mostrarse a un cliente un borrador de los datos que eventualmente conformarán la factura, pero este borrador no es una factura y, por tanto, cuando se expida la factura definitiva será necesario enviar una copia al cliente en cuestión.
¿Puede modificarse una factura cuyo registro de facturación ya ha sido enviado a la Administración?
La única manera de modificar, corregir o actualizar una factura expedida y, por ende, enviada a la AEAT será mediante la generación de una factura rectificativa, un registro de anulación o una solicitud de subsanación.